荆州市档案局 荆州市社会管理综合治理委员会办公室关于转发《湖北省档案局 湖北省社会管理综合治理委员会办公室关于印发<湖北省网格化档案管理暂行办法>的通知》的通知

湖北省档案局 湖北省社会管理综合治理委员会办公室

关于印发《湖北省网格化档案管理暂行办法》的通知

                                                          鄂档〔2015〕12号

 

各市、州、直管市、神农架林区档案局、综治办：

    为了规范和加强网格化工作档案管理，有效保护和利用网格化档案，根据《中华人民共和国档案法》、《湖北省档案管理条例》及《湖北省城市社区网格化服务管理建设标准》、《湖北省农村网格化管理建设标准》，我们制订了《湖北省网格化档案管理暂行办法》，现印发给你们,请结合本地实际认真贯彻执行。

    执行过程中如遇问题，请反馈至省档案局档案馆室业务指导处（地址：武汉市武昌区洪山路83号，邮编：430071，传真电话：027-87233370）。

 

    附件：湖北省网格化档案管理暂行办法

 

 

湖北省档案局   湖北省社会管理综合治理委员会办公室

                     2015年4月2日


附件

湖北省网格化档案管理暂行办法

 

    第一条  为了规范和加强网格化工作档案管理，有效保护和利用网格化档案，根据《中华人民共和国档案法》、《湖北省档案管理条例》及《湖北省城市社区网格化服务管理建设标准》、《湖北省农村网格化管理建设标准》，结合湖北实际，制定本办法。

    第二条  本办法所称网格化档案，是指在网格化工作中形成的对国家和社会有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式或载体文件材料的总称，是网格化工作的重要成果和历史记录。

    第三条  全省行政区域范围内各级网格化管理部门、农村（社区）组织应依照本办法，坚持统一领导、分级管理、集中保管的原则，负责做好网格化档案的各项管理工作。档案行政管理部门对网格化档案工作进行业务指导和监督。

    第四条  各级网格化管理部门和农村（社区）组织要将网格化档案作为本单位档案的重要组成部分，进行统一管理。将网格化档案工作纳入网格化管理的发展规划和工作计划，明确相对稳定的专（兼）职档案人员，建立档案各项管理制度，提供档案管理所需场所、设施和经费。

    第五条  网格化管理部门应加强网格员履职过程中形成的各种文件材料的管理，明确网格员对文件材料的形成、积累、收集、保管、移交所承担的责任，采取有效的控制措施，确保网格化管理各种文件材料齐全、准确与安全。

    网格员应认真做好日常网格管理服务中各种文件材料的积累、收集、整理和保管工作，并按规定定期向农村（社区）档案管理机构移交。严禁随意变更、占有、复制、丢失、销毁网格管理基本信息等文件材料。

    第六条  网格化文件材料一般分为：网格化管理类、网格员管理类、网格工作类及特殊载体类。县（市、区）级以上、乡镇（街办）网格化管理部门、农村（社区）组织所形成的网格化文件材料的归档范围分别见附件1、附件2、附件3、附件4。

    第七条  农村（社区）网格化文件材料整理归档应当遵守下列规定：

    （一）县（市、区）级以上、乡镇（街办）网格化主管部门、农村（社区）组织为网格化档案管理的立档单位。

    （二）网格化管理、网格员管理档案纳入立档单位全宗内文书档案统一分类整理，按照《归档文件整理规则》整理。

    （三）网格工作类基本信息、网格管理、网格服务及其他文件材料按类别——年度——保管期限分类整理，一人（事）一档用“Zw”表示网格档案，用“x、g、f、q”分别表示基本信息、网格管理、网格服务及其他文件材料。例如：Zwx2014y-2-1表示专业档案、网格工作、基本信息类、2014年、永久、第2卷、第1件。

    （四）特殊载体类按照国家相关业务规范标准整理，归入本单位相应各门类档案管理。

    第八条  网格化档案保管期限分为永久和定期。具有重要查考利用价值的，应当永久保存；具有一般保存利用价值的，应当定期保存，期限为30年或者10年，具体划分办法按照附表执行。

    第九条  归档的纸质文件材料应图文清晰、签章完备、日期等标识完整，制成、装订等材料符合耐久性要求，严禁采用铅笔、圆珠笔和红、纯蓝墨水笔等书写工具，杜绝“三色笔”现象。无法获取原件用复制件归档的，应标明原件所在位置。

    第十条  网格化档案应当使用符合保管要求的档案装具，采取防盗、防日光及紫外线照射、防火、防虫、防鼠、防霉、防潮、防尘、防高温等措施，确保档案安全。

    第十一条  单位可以利用计算机、网络通信等现代信息技术手段管理网格化档案。各单位形成的网格化管理电子文件材料，同时满足以下条件的，可仅以电子形式归档保存：

    （一）网格化管理电子文件材料来源真实有效，由相应的信息系统生成和传输。

    （二）使用的网格化管理系统能够准确、完整、有效接收和读取网格化管理电子数据；能够输出符合归档格式的资料；设定并履行了经办、审核、审批等必要的电子签证程序。

    （三）使用的档案管理系统能够有效接收、管理、利用网格化管理档案数据，符合电子数据长期保管要求，并建立了电子档案与相应纸质档案的索引关系。

    （四）采取有效措施，防止网格化管理电子档案数据被篡改。

    （五）建立电子网格化管理档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。

    （六）不属于永久保存的网格化管理档案。

    不能满足上述要求的网格化管理电子文件材料，应定期分别进行逻辑归档和物理归档。逻辑归档应实时进行，并在设置管理权限后，在指定服务器上设立存放归档电子文件的物理地址。物理归档应按年度进行，应采用只读光盘进行异质异地多套备份，必要时应打印相对应的纸质文件材料并归档管理。

    第十二条  网格化档案保管单位应建立档案利用制度，明确办理程序，确保网格化档案安全有效利用。网格化档案利用应遵守以下规定，并办理登记手续：

    （一）网格化管理单位及其上级业务主管部门可以利用网格化档案。

    （二）各级人民法院、人民检察院、公安机关、国家安全机关、纪检监察机关、审计机关等因公务需要，凭单位证明可以利用网格化档案。

    （三）网格化管理对象及其亲属经档案保管单位主管领导批准，办理相关手续后，凭有效身份证件可以利用与管理对象有关的网格化工作基本信息档案。

    （四）律师凭律师执业证书和律师事务所证明，持受理案件法院出具的证明材料，可以利用与承办法律事务有关的网格化档案。

    第十三条  对于违反有关规定，造成网格化档案失真、损毁或丢失的，依法追究相关人员的法律责任；情节严重的依法移送司法机关处理。

    第十四条  各级综治和档案行政管理部门应加强网格化档案管理的监督指导，开展业务指导并提供相关服务，对基层网格化档案管理工作提供业务支持。

    第十五条  本办法由湖北省档案局、湖北省社会管理综合治理委员会办公室负责解释。

    第十六条  本办法自发布之日起施行。

 

附件1.县（市、区）级以上网格化文件材料分类方案、归档范围、保管期限表

    2.乡镇（街办）网格化文件材料分类方案、归档范围、保管期限表

              3.社区网格化文件材料分类方案、归档范围、保管期限表

              4.农村网格化文件材料分类方案、归档范围、保管期限表

 

 


附件1

县（市、区）级以上网格化文件材料

分类方案、归档范围、保管期限表

类别	归档范围		保管 期限
网 格 化 管 理 类	1	关于网格化建设的实施方案、建设标准、管理细则等规范性文件材料	永久
	2	关于网格员队伍建设的意见、管理细则等文件材料	永久
	3	上级召开的网格化工作会议的通知、名单、议程、报告、讲话、决议、纪要等文件材料     重要的     一般的	30年 10年
	4	本单位召开网格化工作会议的通知、名单、议程、报告、讲话、决议、纪要等 重要的 一般的	永久 30年
	5	关于网格化工作的意见、通知、通报等文件材料 重要的 一般的	永久 10年
	6	本单位关于网格化建设的典型材料、发言材料	30年
	7	本单位网格化工作的请示与上级的批复 重要的 一般的	永久 10年
	8	有关单位报送的网格化工作的计划、总结、方案、请示及本单位的批复 重要的 一般的	30年 10年
	9	关于网格化管理、考核、培训工作的通知、通报、办法、统计表等文件材料	30年
	10	关于网格员招聘、录用、考核、奖惩、工资福利的通知、通报、办法、决定、审批表等文件材料	永久
网 格 化 管 理 类	11	本级网格化工作受到上级部门表彰和先进工作者的文件材料 县级（含）以上的 县级以下的	永久 30年
	12	本级对网格化工作有关人员处分的材料 警告（不含）以上的 警告处分的	永久 30年
	13	关于网格化建设的方案、工作计划、总结、报告等 年度以上的、重要专题的 年度以下的、一般专题的	永久 30年
	14	网格化工作简报、工作动态等	10年
特 殊 载 体 类	1	上级领导视察、检查网格化工作时形成的重要的、具有保存价值的照片、声像、电子文件材料	永久
	2	本级网格化管理服务等各项工作活动中形成的具有保存价值的照片、声像、电子、实物等文件材料 重要的     一般的	永久 10年

 


附件2

乡镇（街办）网格化文件材料分类方案、

归档范围、保管期限表

类别	归档范围		保管期限
网 格 化 管 理 类	1	关于网格化建设的实施方案、建设标准、管理细则等规范性文件材料	永久
	2	关于网格员队伍建设的意见、管理细则等文件材料	永久
	3	上级召开的网格化工作会议的通知、名单、议程、报告、讲话、决议、纪要等文件材料     重要的     一般的	30年 10年
	4	本单位召开网格化工作会议的通知、名单、议程、报告、讲话、决议、纪要等 重要的 一般的	永久 30年
	5	关于网格化工作的意见、通知、通报等文件材料 重要的 一般的	永久 10年
	6	辖区内网格管理概况、示意图等相关文件材料	30年
	7	本单位关于网格化建设的典型材料、发言材料	30年
	8	本单位网格化工作的请示与上级的批复 重要的 一般的	永久 10年
	9	有关单位报送的网格化工作的计划、总结、方案、请示及本单位的批复 重要的 一般的	30年 10年
	10	关于网格化管理、考核、培训工作的通知、通报、办法、统计表等文件材料	30年
网 格 化 管 理 类	11	关于网格员招聘、录用、考核、奖惩、工资福利的通知、通报、办法、决定、审批表等文件材料	永久
	12	本级网格化工作受到上级部门表彰和先进工作者的文件材料 县级（含）以上的 县级以下的	永久 30年
	13	本级对网格化工作有关人员处分的材料 警告（不含）以上的 警告处分的	永久 30年
	14	关于网格化建设的方案、工作计划、总结、报告等 年度以上的、重要专题的 年度以下的、一般专题的	永久 30年
	15	网格化工作简报、工作动态等	10年
网 格 员 管 理 类	1	网格员签订的录用审批、劳动合同、社会保障、保密协定等相关文件材料	永久
	2	网格员岗位职责、工作制度	永久
	3	网格员考核方案、考评细则、考核登记表、业绩通报等文件材料	永久
	4	网格员请假、辞职、辞退的相关文件材料	永久
	5	对网格员日常监督检查、工作考勤产生的相关文件材料	永久
	6	网格员年度工作总结	永久
	7	网格员登记表、花名册、基本信息表	永久
	8	网格员变更统计台账及相关表格	30年
特 殊 载 体 类	1	上级领导视察、检查网格化工作时形成的重要的、具有保存价值的照片、声像、电子文件材料	永久
	2	本级网格化管理服务等各项工作活动中形成的具有保存价值的照片、声像、电子、实物等文件材料 重要的 一般的	永久 10年


附件3

社区网格化文件材料分类方案、归档范围、保管期限表

类别	归档范围		保管期限
网 格 化 管 理 类	1	网格化建设实施方案、建设标准、管理细则等规范性文件材料	永久
	2	网格管理员队伍建设的意见、管理细则等文件材料	永久
	3	上级召开的关于社区网格化工作的会议通知、名单、议程、报告、讲话、决议、纪要等 重要的 一般的	30年 10年
	4	本社区召开网格化工作会议的文件材料 重要的 一般的	永久 30年
	5	有关网格化工作的通知、通报、意见、决定等文件材料     重要的     一般的	永久 30年
	6	关于网格化管理、考评、培训的通知、意见、办法、名册、教材等文件材料	30年
	7	关于网格员招聘、录用、考核、奖惩等文件材料	30年
	8	本社区网格化管理工作受到上级部门表彰的集体和个人文件材料 县级（含）以上的 县级以下的	永久 30年
	9	本社区网格化工作有关人员处分的材料 警告（不含）以上的 警告处分的	永久 30年
	10	本社区网格化建设的工作计划、总结、报告等文件材料本 年度及以上的、重要专题的 年度以下的、一般专题的	永久 30年
	11	网格化工作简报、工作动态等	10年
网 格 员 管 理 类	1	网格员签订的录用审批、劳动合同、社会保障、保密协定等相关文件材料	永久
	2	网格员岗位职责、工作制度	永久
	3	网格员考核方案、考评细则、考核登记表、业绩通报等文件材料	永久
	4	网格员请假、辞职、辞退的相关文件材料	永久
	5	对网格员日常监督检查、工作考勤产生的相关文件材料	永久
	6	网格员年度工作总结	永久
	7	网格员登记表、花名册、基本信息表	永久
	8	网格员变更统计台账及相关表格	30年
网 格 工 作 类   Zw	基本信息类   Zwx	1.1社区网格基本概况	永久
		1.2社区网格示意图	永久
		1.3 社区住房信息表	永久
		1.4 社区常住人口基本信息表	永久
		1.5 社区流动人口信息表	永久
		1.6 社区特殊人群信息表	永久
		1.7 社区重点人员信息表	永久
		1.8 社区留守家庭信息表	永久
		1.9 社区经济组织信息表	永久
		1.10其他机构基本信息表、普查表、核查表等 年度及以上的 年度以下的	永久 10年
		1.11网格化对接单位、系统地址、用户基本信息表	永久
		1.12信息统计表、台账 年度及以上的 年度以下的	永久 10年
网 格 工 作 类   Zw	网格管理类   Zwg	2.1网格员工作手册、日志	永久
		2.2在网格工作中开展的各种活动的方案、通知、通报、总结、报告等 重要的 一般的	永久 30年
		2.3网格员在走访、检查、管理过程中的记录	永久
		2.4日常工作会议纪要、记录	永久
		2.5网格员增、删、修改有关信息的记录、汇总表	永久
		2.6有关单位、部门与网格化平台对接管理中形成的文件材料	永久
	网格服务类   Zwf	3.1受理服务相关登记、有关记录、处理结果 重要的 一般的	永久 10年
		3.2有关部门、单位与网格化平台对接提供服务的方案、登记、记录、处理结果、台账等 重要的 一般的	永久 10年
		3.3网格员走访过程中对群众诉求的相关登记、处理环节产生的材料、处理结果 重要的 一般的	永久 10年
		3.4代办服务的登记、处理结果、台账	永久
	其他 Zwq	4.网格工作中形成的其他应归档材料 重要的 一般的	永久 10年
特 殊 载 体 类	1	上级领导视察、检查社区网格化工作时形成的重要的、具有保存价值的照片、声像、电子文件材料	永久
	2	本级社区网格化管理服务等各项工作活动中形成的具有保存价值的照片、声像、电子、实物等文件材料 重要的 一般的	永久 10年


附件4

农村网格化文件材料分类方案、归档范围、保管期限表

类别	归档范围		保管期限
网 格 化 管 理 类	1	关于网格化建设的实施方案、建设标准、管理细则等文件材料	永久
	2	关于网格员队伍建设的意见、管理细则等文件材料	永久
	3	关于农村网格化工作的会议通知、名单、议程、报告、讲话、决议、纪要等 重要的 一般的	30年 10年
	4	本村召开网格化工作会议的文件材料 重要的 一般的	永久 30年
	5	关于网格化工作的通知、通报、意见、决定等文件材料 重要的 一般的	永久 30年
	6	关于网格化管理、考评、培训的通知、意见、办法、名册、教材等文件材料	30年
	7	关于网格员考核、奖惩等文件材料	30年
	8	本村网格化管理工作受到表彰的先进集体和个人文件材料 县级（含）以上的 县级以下的	永久 30年
	9	本村有关人员处分的材料 警告（不含）以上的 警告处分的	永久 30年
	10	本村关于农村网格化建设工作计划、总结、报告等文件材料     年度及以上的、重要专题的 年度以下的、一般专题的	永久 30年
	11	网格化工作简报、工作动态等	10年
网 格 员 管 理 类	1	网格员与村委会签订的保密协定、服务合同等文件材料	永久
	2	网格员岗位职责、工作制度	永久
	3	网格员考核方案、考评细则、考核登记表、业绩通报等文件材料	永久
	4	网格员年度工作总结	永久
	5	网格员登记表、花名册、基本信息表	永久
	6	网格员变更统计台账及相关表格	30年
网 格 工 作 类   Zw	基本信息类   Zwx	1.1 农村网格基本概况	永久
		1.2 农村网格示意图	永久
		1.3 农村民房信息表	永久
		1.4 农村住户信息表	永久
		1.5 农村特殊人群信息表	永久
		1.6 农村重点人员信息表	永久
		1.7 农村留守家庭信息表	永久
		1.8 山林林权信息表	永久
		1.9 生产生活信息表	永久
		1.10土地承包经营权信息表	永久
		1.11农村医疗点信息表	永久
		1.12农村学校信息表	永久
		1.13其他机构基本信息表、普查表、核查表等 年度及以上的 年度以下的	永久 10年
网 格 工 作 类   Zw	网格管理 类 Zwg	2.1网格员工作日志	永久
		2.2在网格工作中开展的各种活动的方案、通知、通报、总结、报告等 重要的 一般的	永久 30年
		2.3网格员在走访、检查、管理过程中的记录	永久
		2.4日常工作会议纪要、记录	永久
		2.5网格员增、删、修改有关信息的记录、汇总表	永久
		2.6有关单位、部门与网格化平台对接管理中形成的文件材料	永久
	网格服务 类 Zwf	3.1受理服务相关登记、有关记录、处理结果 重要的 一般的	永久 10年
		3.2有关部门、单位与网格化平台对接提供服务的方案、登记、记录、处理结果、台账等 重要的 一般的	永久 10年
		3.3网格员走访过程中对群众诉求的相关登记、处理环节产生的材料、处理结果 重要的 一般的	永久 10年
		3.4代办服务的受理、登记、协议、处理结果、台账	永久
	其他 Zwq	4.网格工作中形成的其他应归档材料 重要的 一般的	永久 10年
特殊载体类	1	上级领导视察、检查农村网格化工作时形成的重要的、具有保存价值的照片、声像、电子文件材料	永久
	2	本级农村网格化管理服务等各项工作活动中形成的具有保存价值的照片、声像、电子、实物等文件材料 重要的 一般的	永久 10年